di Manuela Rossini

in collaborazione con Federica Cominelli e Stella Bonato

 

Ti è mai capitato di non aver abbastanza tempo per portare a termine tutti i tuoi impegni e desiderare di avere giornate da 48 ore? Molte incombenze a lavoro e sorge la sensazione che il tempo ti scorra tra le dita senza che tu sia riuscit@ a concludere nulla?

A chiunque sarà successo di trovarsi privato della possibilità di iniziare o portare a termine qualche attività; dunque, come fare?

Il Time Management è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per aumentare la produttività, l’efficacia e l’efficienza dei processi operativi.

Organizzare al meglio la propria giornata aiuta a migliorare i risultati delle proprie attività, consente di fare scelte più consapevoli e di coltivare relazioni positive, con un forte impatto sul benessere personale e lavorativo. Per questi motivi, è una delle soft skills più richieste in ambito aziendale.

La gestione del tempo può essere appresa e migliorata con l’aiuto di tecniche e strumenti specifici. Scopriamoli insieme!

Metodi di gestione del tempo

Una delle tecniche di time management più diffuse è la matrice di Eisenhower, che prende il nome dal presidente degli USA degli anni ’50, celebre per questa massima:

“Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente”.

La strategia di Eisenhower, basandosi sulla valutazione delle attività in base all’urgenza e all’importanza, consente di avere un’organizzazione visuale delle proprie attività e del tempo da dedicarvi. Essa permette di classificare e affrontare le attività nell’ordine di effettiva rilevanza, per cui solo i compiti che sono sia importanti che urgenti vanno svolti subito, mentre per i restanti si considera la possibilità di rimandare, delegare a terzi o persino di eliminarli dalla propria agenda.

Nello specifico, la matrice si suddivide in quattro quadranti:

  1. Importante e urgente: questo quadrante comprende tutte quelle attività che vanno compiute al più presto e che non possono essere delegate ad altri. Le attività presenti in questo quadrante vanno ridotte al massimo in quanto portano con sé una condizione di forte stress.
  2. Importante ma non urgente: questo quadrante comprende tutte quelle attività importanti ma che possono essere rimandate. Questo è il quadrante più importante poiché è legato alla qualità delle nostre attività e alla pianificazione.
  3. Non importante ma urgente: questo quadrante comprende tutte quelle attività che non sono importanti per noi ma per gli altri, che ci mettono quindi pressione per svolgerle al più presto. Impiegare il proprio tempo in attività di questo tipo non farà altro che sottrarre del tempo, perciò è opportuno delegarle a terzi.
  4. Non importante e non urgente: questo quadrante comprende attività banali o superflue che possono quindi essere eliminate.

Un’altra tecnica che merita di essere menzionata è il metodo SMART, che non si focalizza sulle singole attività ma sugli obiettivi a cui sono rivolte. Latham e Locke (1990) hanno dimostrato che gli obiettivi sono davvero efficaci quando rispettano cinque criteri fondamentali:

  1. Specific (Specifico)
  2. Measurable (Misurabile)
  3. Achievable (Raggiungibile)
  4. Realistic (Realistico)
  5. Time-Based (Definito nel tempo)

I compiti importanti sono quelli che ci permettono di raggiungere un obiettivo specifico, mentre quelli urgenti non è detto che siano utili al raggiungimento dei nostri scopi, ma richiedono una soluzione in un lasso di tempo ristretto, e determinano effetti pressoché immediati.

Allora come gestire il tempo in questo caso?

Una volta stabiliti i nostri obiettivi e le nostre priorità, è importante porre questi impegni nero su bianco in base alla loro importanza. La To Do List è un buon strumento per pianificare la settimana secondo la logica delle priorità, non degli appuntamenti o del tempo necessario per svolgere le singole attività. Ragionare e lavorare per obiettivi permette il raggiungimento di risultati sorprendenti, aumenta la produttività ed il benessere organizzativo.

Il Time Management è una competenza che può essere appresa e migliorata giorno per giorno attraverso semplici accorgimenti. Per questo motivo, abbiamo deciso di inserire contenuti per sviluppare questa skill come approfondimento di ENJOY TEAM, una masterclass di upskilling rivolta a persone che lavorano in gruppo al fine di raggiungere un obiettivo comune e in LABORATORIO DI LEADERSHIP, un training che si rivolge a manager che gestiscono team che permette di aumentare la consapevolezza delle proprie risorse, gestire le emozioni e potenziare le relazioni manageriali.

Questi percorsi, guidati da psicologi esperti, mirano ad influenzare in maniera positiva il benessere di chi lavora e la performance lavorativa personale e aziendale.

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